展示会招待状の書き方とマナー！集客に効く文例や時期を解説

こんにちは。オーシーエス東都株式会社の吉成です。

私たちオーシーエス東都は1978年創業でイベントのドリンクサービスの機材レンタルに特化しているのですが、これまで数え切れないほどの現場をお手伝いする中で、展示会 招待状の良し悪しが当日のブースの活気にどれほど影響するかを間近で見てきました。

展示会の招待状を送付時期に合わせて準備し、適切なマナーで郵送やメールを送るのって、意外と神経を使いますよね。

大安などの六曜を気にするべきか、失礼のない文例はどうすればいいのか、最近のWEB招待状はどう活用すべきかなど、担当者の方の悩みは尽きないかなと思います。

今回は、イベントのプロとしての視点から、読んだ人が「行ってみたい！」と思えるような招待状戦略について詳しくまとめてみました。この記事が、皆さんの展示会成功のヒントになればうれしいです。

成果を最大化する展示会招待状の送り方と基本マナー

展示会を成功させるためには、当日のブース運営と同じくらい「事前準備」に力を入れる必要があります。

特に、最初にお客さまとの接点となる招待状は、自社の姿勢を示す重要なプレゼンテーションの場。ここでは、相手に誠実さを伝え、来場を促すための基本的なルールを整理してお伝えしますね。

送付時期の目安は開催の1ヶ月から2ヶ月前

招待状を発送するタイミングは、集客の勝敗を分けると言っても過言ではありません。

早すぎれば予定が立ちにくく忘れられ、遅すぎればすでに他の予定で埋まってしまうからです。一般的に、紙の展示会の招待状を送付時期として設定するなら、開催の1.5ヶ月から2ヶ月前がゴールデンタイムとされています。

これにより、お客さまは社内調整や出張の手配を余裕を持って行うことができるようになります。

なぜ「2ヶ月前」が理想なのか

B2Bの展示会では、来場者は仕事の合間を縫って会場へ足を運びます。

特に意思決定権を持つ多忙な方ほど、1ヶ月先のカレンダーはすでに埋まっているもの。私自身、イベントのお手伝いをする中で「案内が届くのがあと1週間早ければ行けたのに」という残念な声を何度も耳にしてきました。

だからこそ、相手の立場に立った早めの通知が、来場率を底上げする最大の秘訣になるんです。

ターゲット別の告知スケジュール管理

全ての顧客に同じタイミングで送るのではなく、段階的にアプローチを変えるのが賢い戦略です。

まずは2ヶ月前に重要なVIP客へ紙の招待状を郵送し、1ヶ月前には全リストへメールで第一報を届ける。

そして2週間前には具体的なアポイント調整の連絡を入れる。このように「点」ではなく「線」でスケジュールを組むことで、リマインド効果が働き、当日までお客さまの関心を維持し続けることができるかなと思います。

フェーズ	具体的なアクション	狙いと意図
開催3ヶ月前	ターゲットリストのクリーニング	重複や古い情報の削除。誰に届けるかを明確にする。
開催2ヶ月前	【郵送開始】紙の招待状の発送	物理的な媒体で「特別感」を演出。カレンダーを確保してもらう。
開催1ヶ月前	デジタル配信（メール・WEB）	郵送を見ない層へのリーチ。WEB事前登録への誘導。
開催1週間前	直前リマインドメール	ブース位置や当日の連絡先を伝え、来場忘れを防止する。

六曜を意識した大安の発送で丁寧な印象を与える

日本のビジネスシーンでは、今でも「六曜（ろくよう）」を重んじる文化が根強く残っています。

特に展示会という「ハレの日」への招待状ですから、発送日（消印の日）を大安に合わせることは、非常にスマートな心遣いとして評価されます。

関連キーワードとしてもよく検索される「大安」ですが、これは「大いに安し」という意味で、何事においても吉とされる日ですね。

伝統業界やエグゼクティブへの配慮

最近の若い世代やIT業界ではあまり気にしない傾向にありますが、伝統的な製造業や建設業、あるいは年配の経営者層がターゲットの場合、仏滅の消印で招待状が届くのを「配慮に欠ける」と感じる方が少なからずいらっしゃいます。

私たちが1978年から積み重ねてきた経験上、ビジネスはこうした「細かな不快感を与えないこと」の積み重ねで信頼が築かれるものだと実感しています。

迷った時は大安、あるいは友引（朝晩が吉）の午前中に郵便局の窓口へ持っていくのが無難な選択ですよ。

スケジュール管理としての六曜活用

「大安に送らなきゃ！」というルールを逆手に取って、チーム内のタスク管理に活用するのも一つの手です。

例えば「次の大安までに全件の封入を終える」と目標設定をすることで、ダラダラしがちな準備作業に良い緊張感が生まれます。

もちろん、六曜にこだわりすぎて発送が大幅に遅れてしまうのは本末転倒ですが、余裕を持ったスケジュールのなかで「あえて縁起を担ぐ」という遊び心と誠実さが、受け取った相手に伝わるブランドイメージになるかなと思います。

主要な六曜のビジネス的解釈

• 大安：全ての時間帯が吉。招待状発送のベストタイミング。
• 友引：「友を引く」の意。集客を目的とするイベントには非常に良い解釈ができる。
• 先勝：「先んずれば即ち勝つ」。午前中が吉なので、早朝の投函や窓口持ち込みに適している。

句読点を使わないのが正式な招待状のマナー

展示会の招待状をじっくり見てみると、文章の中に「、」や「。」がないことに気づくはずです。

これは、日本の礼法における「句読点なし」という伝統的なマナーに基づいています。

理由は主に「慶事に終止符を打たない（途切れない）」という縁起担ぎと、相手の教養に敬意を払うという二つの側面があります。

「句読点＝補助輪」という考え方

歴史的に見ると、句読点は文章を読みやすくするために明治時代以降に広まったもので、それまでは「読み書きに不慣れな人への助け」という側面がありました。

そのため、格式高い招待状では「句読点を使わなくても読めるほど、貴殿は教養が高い」という敬意を込めて、あえて使わないのが正式とされたのです。

現代ではそこまで厳格ではありませんが、特に「展示会 招待状 句読点 なし」と検索してこの記事にたどり着いた方は、ぜひこの伝統を取り入れてみてください。一気に「わかっている会社」という印象を与えることができます。

可読性を確保するためのテクニック

句読点をなくすと、どうしても文章が詰まって読みにくくなりがちです。そこで、以下の3点を意識してレイアウトを組んでみましょう。 1. 一字空け：句読点を打つべき場所に、全角スペースを1つ入れる。

2. 改行の多用：意味のまとまりごとに思い切って改行する。

3. センター揃え：行の始まりと終わりを意識させるため、全体を中央に配置する。

こうした工夫を凝らすことで、伝統を守りつつも、ストレスなくスッと内容が入ってくる美しい招待状が完成します。

私自身、この「引き算の美学」はビジネス文書において非常に強力な武器になるなと感じています。

句読点なしの文面作成時の注意点

慣れないとつい「、」を打ってしまいがちです。

下書きの段階では普通に書き、清書する際にスペースへ置き換えるのがミスを防ぐコツです。また、住所や日時などの「別記」部分については、読み間違いを防ぐためにハイフンやコロン（：）を使うのは問題ありません。

既存顧客への案内で使える展示会の招待状文例

すでにお付き合いのある既存顧客への案内は、単なる情報の伝達ではなく「日頃の感謝を伝えるお手紙」としての役割を重視しましょう。

一斉送信のテンプレートをそのまま使ったような文面は、かえって「大切にされていない」という印象を与えかねません。

ここでは、私たちがおすすめする誠実な文例をご紹介します。

「再会」を期待させる一言を添える

既存顧客向けの招待状で最も効果的なのは、過去のやり取りに基づいたパーソナライズです。

「先日納品した機材の調子はいかがでしょうか」といった具体的な話題から入り、今回の展示会で見られる内容が、いかにそのお客さまの今後の利益に繋がるかを具体的に示します。

人は「自分にだけ向けられたメッセージ」に対して、最も強く心が動かされるものですから。

【文例】既存顧客向け（紙の招待状・正式）

拝啓
新緑の候　貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて　この度弊社では「〇〇展示会」に出展する運びとなりました
今回は　〇〇様から以前よりご要望をいただいておりました[製品名]の最新アップデート版を初公開いたします
当日は実機を用いたデモンストレーションもご用意しておりますので　ぜひ会場にてその進化をご体感いただければ幸いです
ご多忙中とは存じますが　皆様お誘い合わせの上　ご来場賜りますようお願い申し上げます
敬具

招待したお客さまがブースに来られた際、最高の状態でお迎えできるよう、スタッフの身だしなみも整えておきたいですね。特に立ち仕事が多い展示会での服装については、こちらの記事「【プロ解説】展示会の服装とスニーカーのマナー｜スーツはOK？」が非常に参考になります。第一印象をさらに良くするための参考にしてみてください。

郵送時の封筒選びや切手のマナーと注意点

招待状という「中身」が完成したら、次はそれを届ける「パッケージ」である封筒と切手の出番です。

ここで手を抜いてしまうと、せっかくの招待状が他のダイレクトメール（DM）と一緒に捨てられてしまうリスクがあります。

開封してもらうための工夫と、絶対に避けるべきマナー違反についてお話ししますね。

封筒は「招待状」であることを一目で分からせる

封筒の表面には、必ず「招待状在中」や「展示会ご案内」といった文字を配置しましょう。

赤文字で目立たせるのも良いですが、高級感を出したいなら、透かし文字や箔押しなどの加工を施した封筒を選ぶのも戦略的です。

サイズは長形3号が一般的ですが、あえて大判の角形2号を使い、中に厚手のパンフレットやノベルティ引換券を同封することで、手にした時の重厚感と期待感を高めることができます。

送料の確認は「窓口」で確実に行うこと

最も致命的な失敗は、切手の料金不足でお客さまの手元に届いてしまうことです。

最近の招待状は、デザインにこだわって重い特殊紙を使ったり、案内マップや返信ハガキなどを複数同封したりするため、定形郵便の制限重量（25gや50g）をわずかに超えてしまうことがよくあります。

不足分を受取人が支払うことになれば、失礼どころか企業の信用問題にまで発展しかねません。必ず封入した状態で郵便局の窓口へ持ち込み、正確な料金を確認した上で発送してください。

配送手段	メリット	デメリット・注意点
普通切手	手作業の温かみが伝わる。	大量発送には手間がかかる。
料金別納郵便	一括で支払い可能。マークのデザインを自作できる。	DM感が出てしまう可能性がある。
慶事用切手	最も格調高く、丁寧な印象を与える。	郵便局での在庫確認が必要な場合がある。

私の場合、本当に来てほしい特別なVIPには、あえて記念切手を一枚ずつ手で貼って送るようにしています。デジタル時代だからこそ、こうしたアナログな手間が、受け取る側の心を動かす大きな要因になるかなと思っています。

デジタルを活用した展示会招待状の最新戦略と効率化

郵送の招待状が「信頼の積み上げ」なら、デジタルを活用した招待状は「機動力と拡散力」の源です。

今の時代の展示会マーケティングにおいて、WEB招待状やメール、QRコードを使いこなすことは、来場者の行動ログを可視化し、精度の高い商談へと繋げるための必須条件と言えるでしょう。

開封率を高めるメール形式の展示会招待状のコツ

メールで招待状を送る際、最大の壁は「未読のままゴミ箱行き」になることです。

一日に何百通ものメールを処理するビジネスパーソンの目に留まるためには、とにかく「件名」の設計に命を懸けるべきかなと思います。

私自身、件名ひとつを変えるだけで開封率が2倍以上変わる現場を何度も見てきました。

件名だけで「自分に関係がある」と思わせる

「展示会出展のお知らせ」という件名は、残念ながらほとんど開封されません。

おすすめは、【具体的なベネフィット】＋【ターゲットの所属/氏名】を組み合わせることです。 例：「【〇〇様へ】業務効率を30%改善する最新システムの体験会ご案内」 このように、自分の名前が入っていたり、自分が抱えている悩みを解決できそうな予感を与えたりすることができれば、開封率は飛躍的に向上します。

また、記号（【】や★）を効果的に使って視覚的なアクセントをつけるのも、埋もれないためのテクニックですね。

本文は「結論」と「リンク」を最上部に

スマホでメールを読む人が多いため、長い挨拶は逆効果です。

まず「招待したいこと」と「来場メリット」を冒頭の3行以内にまとめましょう。そして、詳細情報へのリンクや事前予約ボタンを、スクロールしなくても見える位置に配置します。

私のおすすめは、本文の後半にもう一度「追伸」のような形で、展示会でしか手に入らないノベルティや限定特典について触れること。

これで「ちょっと行ってみようかな」という最後の一押しが生まれます。

新規客を惹きつける件名や本文のテンプレート

接点のない新規見込み客への案内は、いわば「ラブレター」ではなく「課題解決の提案」であるべきです。

自社のアピールよりも、徹底的にお客さまが抱えているであろう「痛み（ペイン）」に寄り添い、その解決策が展示会ブースにあることを伝えるのが、反応をもらうための近道です。

「共感」から入るライティングのコツ

新規客向けの本文では、まず「最近、〇〇のコスト上昇でお困りではありませんか？」といった共感の問いかけから入りましょう。

そして「今回の展示会では、その課題を解決した他社の成功事例を詳しく公開します」と繋げる。これだけで、単なる宣伝メールから、有益な情報提供へと変わります。

信頼関係がゼロの状態だからこそ、まずは「ギブ（与えること）」を先行させる姿勢が大切かなと思います。

【メール文例】新規・見込み客向け（メリット訴求型）

件名：【展示会限定】業界初の[技術名]を初公開！現場の課題を解決しませんか？
本文：
株式会社〇〇
ご担当者様

突然のメールにて失礼いたします。
オーシーエス東都株式会社の吉成でございます。

貴社におかれましては、日頃より[業界の課題]への対応に
注力されていることとお察しいたします。

この度、弊社は来る〇月〇日より開催されます「[展示会名]」において、
従来比で[数値]％の効率化を実現する[製品名]を発表いたします。

会場では、他社様では未公開の成功事例集も無料配布しております。
貴社のビジネスをさらに加速させるヒントが、きっと見つかるはずです。

■展示会詳細・招待券（無料）のダウンロードはこちら
[URL]

当日はブースにて、私吉成も皆様の課題解決に向けた
個別相談を承っております。ぜひお立ち寄りください。

こうしたメールを送る際も、ブースでの準備は万全にしておきたいですね。

特に名刺交換をスムーズに行うための心得については、こちらの「展示会での名刺交換のコツ｜マナー違反を避ける方法」でしっかり復習しておくことをおすすめします。

QRコード受付やWEB招待状による運営の自動化

最近の展示会における最大のトレンドは、QRコードを活用した受付の自動化です。

これにより、主催者側と来場者側の双方に劇的なメリットが生まれます。

私も初めてこのシステムを導入した現場を見たとき、そのスマートさに感動したのを覚えています。

来場者の「待ち時間」をゼロにする

紙の招待状を持ち歩き、受付で名刺を差し出して…という手間は、多忙なビジネスパーソンにとって地味にストレスなものです。

スマホに届いたQRコードをかざすだけでチェックインが完了するWEB招待状なら、受付の混雑を大幅に緩和でき、第一印象をスマートに保つことができます。

また、運営側にとっても、リアルタイムで「今、誰が来場したか」を把握できるため、重要顧客が来た瞬間に担当者がブースの入り口で出迎えるといった、一歩先を行くおもてなしが可能になります。

比較項目	従来の紙の招待状	最新のQR・WEB招待状
準備コスト	印刷・封入・郵送代が必要	システム構築費のみ。配信は無料。
データの活用	後日名刺を手入力。集計に時間がかかる。	来場ログを即座にCRMと連携可能。
リマインド	一度送ったら届いたか確認不能。	未開封者にのみリマインドを送る等の調整が可能。

もちろん、私たちオーシーエス東都のように1978年からサービスを提供している企業としては、デジタルの便利さだけでなく、アナログの温かみも大切にしたいと考えています。

ターゲット層に合わせて「紙」と「デジタル」を賢く使い分けるハイブリッド戦略が、今の時代の最適解かなと思いますね。

英語での案内が必要な海外向け招待状のポイント

日本市場だけでなく、グローバルに展開している企業にとって、海外からのゲストを招待するための「英文招待状」は欠かせません。

日本語の直訳ではなく、英語圏のビジネスエチケットに合わせたシンプルかつダイレクトなコミュニケーションを意識しましょう。

結論から述べる「ダイレクトスタイル」

英語の招待メールでは、時候の挨拶は不要です。

まず最初に「We would like to invite you to…（〜にご招待いたします）」と目的をはっきりと述べます。そして、展示会に来ることで得られるメリット（Exclusive networking, New product launchなど）を箇条書きで示します。

海外の方は非常に合理的ですので、ブースへ行く価値がどこにあるのかを論理的に説明することが、来場への最も強い動機づけになります。

英文招待状で使える重要フレーズ

• Save the date：「日程を確保しておいてください」。早めの告知に有効。
• Booth location：「ブースの場所」。会場は広いので、マップ付きだとより親切。
• Exclusive preview：「限定公開」。特別感を出すのに最適な言葉。

また、海外からの来場者は、宿泊や移動の手配をかなり前から行うため、国内向けの案内よりもさらに早い「3ヶ月前」を目安にアクションを開始するのがスマートです。

私自身、海外のお客さまをお迎えする際は、現地の時差に合わせてメールの送信予約をするなどの工夫をして、少しでも「届きやすい」タイミングを狙うようにしています。

終了後の商談率を左右するお礼メールのスピード

展示会が終わった後のフォローアップこそが、招待状を送った本当の目的を達成するための総仕上げです。「招待状を送って来てもらった」だけで満足してはいけません。

名刺交換した相手に対し、いかに早くお礼を伝え、次の一手へ繋げるかが営業成績を大きく左右します。

「72時間の壁」を意識した爆速フォロー

経済産業省の調査（出典：経済産業省『展示会産業活性化にむけた国内外大規模展示会場運営実態に係る調査』）にもある通り、日本の展示会市場は非常に活発で、来場者は一日中ブースを回り続けます。

当然、人間の記憶は薄れていくもの。会期終了から3日（72時間）を過ぎると、せっかくの熱量も冷めてしまいます。

理想は、名刺交換をした当日中にお礼メールを送ることです。これだけで、他社よりも圧倒的に誠実な印象を残すことができます。

「お礼＋α」で次へ繋げる

ただ「ありがとうございました」と送るだけでは不十分です。

1. 会話の内容に触れる：「〇〇の機能に興味を持っていただいた件ですが…」と具体的に。

2. 約束した資料を添える：「後ほど送ります」と言った資料は、お礼メールと同時に送るのがベスト。

3. 具体的な日程を打診する：「より詳しいご提案のため、来週〇日か〇日にお時間をいただけませんか？」と問いかける。

このように、お礼メールを「商談予約ツール」として位置づけることで、展示会のROI（投資対効果）を最大化させることができます。

お礼メールでやってはいけないこと

一斉送信であることが丸わかりの事務的なメールは避けましょう。

宛名が間違っていたり、ブースで話した内容と全く違う定型文が届いたりすると、一気に興ざめしてしまいます。

手間はかかりますが、重要度の高いお客さまには必ず個別のメッセージを送るようにしましょう。

成果に繋がる展示会の招待状戦略を今すぐ実践しよう

ここまで、展示会招待状を起点とした一連のマーケティング戦略について、かなり深く掘り下げてきました。

招待状は単なる「紙切れ」や「デジタルデータ」ではなく、皆さんの会社の想いとお客さまの課題を結びつけるための、大切な架け橋です。

私たちオーシーエス東都は、1978年の創業以来、イベント現場でのドリンクサービス機材レンタルを通じて、多くの企業様が展示会で汗を流し、成果を勝ち取る姿を応援してきました。

機材のレンタルという形だけでなく、こうした集客や運営のノウハウも共有することで、皆さんのビジネスがさらに発展するお手伝いができれば、これほどうれしいことはありません。

私たちのサービスについてもっと詳しく知りたい方は、ぜひ「オーシーエス東都 サービス内容」もチェックしてみてくださいね。

最後に、今回ご紹介したマナーや手法は、あくまで一般的な目安です。

実際の運用にあたっては、各業界の慣習や最新のビジネストレンド、また会社独自のルールを優先し、

必要に応じて専門家に相談しながら進めてください。皆さんの情熱が詰まった展示会が、素晴らしい招待状をきっかけに大成功することを、吉成も心から願っています。

さあ、今すぐターゲットリストを広げて、最高の一通を準備しましょう！