イベントでコーヒーを提供する方法｜必要機材と準備手順を解説

こんにちは、オーシーエス東都です。

展示会やセミナー、企業イベントなどで、来場者に温かいコーヒーを提供する機会は意外と多いものです。商談中のおもてなしや休憩スペースの飲み物として、コーヒーは幅広い場面で活躍します。

ただ、イベントでコーヒーを出すとなると、家庭で数杯淹れる場合とは事情が違います。必要なコーヒーメーカーの台数、コーヒー粉や紙カップの数量、会場の電源、当日の提供方法など、考えておきたいことがいくつもあります。

私たちオーシーエス東都は、1978年の創業以来、オフィスコーヒーサービスやイベント向けの飲料機器レンタルに携わってきました。

その経験からお伝えしたいのは、イベントでコーヒーを安定して提供するには、予定杯数と提供時間に合った業務用機器を選び、原料や備品までまとめて準備することが大切だという点です。

この記事では、初めてイベントのドリンク担当になった方にも分かるように、必要な機材から杯数の計算、準備手順、レンタル費用まで詳しく解説します。

イベントでコーヒーを出す方法

イベントのコーヒーサービスには、主催者側で機材を用意する方法と、専門業者に提供を依頼する方法があります。まずは、それぞれの違いを見ていきましょう。

業務用コーヒーメーカーを使う

展示会やセミナーなどで利用しやすいのが、業務用コーヒーメーカーを会場に設置する方法です。

コーヒーメーカーと原料を用意し、イベントスタッフが抽出して来場者に提供します。機器の種類によっては、一度に複数杯を抽出できるため、ある程度まとまった人数にも対応できます。

家庭用のコーヒーメーカーでも少人数なら対応できる場合がありますが、100杯、200杯と提供するイベントでは、抽出回数が増えて準備に時間がかかります。

そのため、来場者が多いイベントでは、抽出能力のある業務用コーヒーメーカーを選ぶ方が運営しやすくなります。

スタッフが提供を担当できる場合は、専門のバリスタを依頼する必要がなく、人件費を抑えられる点もメリットです。

ポットに入れたコーヒーを配る

会議や研修、短時間のセミナーなどでは、あらかじめ抽出したコーヒーを保温ポットに入れて提供する方法もあります。

この方法なら、参加者が一斉に休憩へ入る場面でも、コーヒーの抽出が終わるまで待ってもらう必要がありません。

例えば、参加者50人が同じ休憩時間にコーヒーを飲む場合、事前に必要量を抽出しておけば、提供までの待ち時間を短縮できます。

ただし、作り置きには注意が必要です。長時間保温すると香りや風味が変化しやすく、衛生管理にも気を配らなければなりません。

保温ポットの容量、抽出する時間、飲み切るまでの時間を考えて運用しましょう。ポットを利用する場合も、機器の取扱説明書や衛生管理上の条件を守ることが大切です。

出張バリスタに依頼する

コーヒーの提供そのものをイベントの演出にしたい場合は、出張バリスタやコーヒーケータリングも選択肢になります。

専門スタッフが会場でコーヒーを淹れるため、主催者側が抽出作業を担当する必要がありません。エスプレッソやカフェラテ、ラテアートなどに対応できるサービスもあります。

一方、スタッフの人件費や専門機材の費用が加わるため、機器をレンタルして運営する方法より費用が高くなる傾向があります。

商談ブースで手軽にコーヒーを配りたいのか、来場者に特別な体験を提供したいのか。イベントの目的によって、適した方法は変わってきます。

イベントに必要なコーヒー機材

コーヒーを提供するには、メーカー本体だけでなく、抽出用の原料や来場者に渡す備品も必要です。忘れやすいものも含めて確認していきます。

業務用コーヒーメーカー

最初に決めたいのが、コーヒーメーカーの種類です。

イベントで使われる代表的な機器には、デカンタ式、ポット式、全自動式などがあります。

多くの人にドリップコーヒーを提供するなら、デカンタ式やポット式が使いやすいでしょう。

ただし、コーヒーメーカーによって抽出能力や必要な電力が異なります。機器の外観や価格だけで選ばず、提供予定杯数との相性を確認してください。

コーヒー粉とフィルター

ドリップ式のコーヒーメーカーでは、コーヒー粉と専用フィルターが必要です。

必要な粉の量は抽出する濃さや機器の仕様によって変わりますが、一般的な計算例として1杯150mLにコーヒー粉10gを使用する場合、100杯で約1kgになります。

これはあくまで計算上の目安です。実際にはコーヒーメーカーの推奨量や使用する原料に合わせて調整します。

また、フィルターはサイズが合っていないと正しく抽出できない場合があります。メーカー指定の形状とサイズを確認しておきましょう。

私たちのような飲料機器のレンタル会社では、機器に適した原料やフィルターをまとめて用意できる場合があります。初めて利用する機器なら、セットで準備する方が分かりやすいですよ。

紙カップとマドラー

来場者にコーヒーを渡す際には、紙カップも欠かせません。

紙カップには5オンス、7オンス、9オンスなどの種類があり、容量は製品によって異なります。

例えば、満杯容量が約205mLの7オンスカップでも、実際の提供量は縁までいっぱいに注がず、150～180mL程度にする運用が考えられます。

また、ホットコーヒーには耐熱性のあるカップを選びましょう。必要に応じて、カップホルダーやスリーブを用意すると、熱さを感じにくくなります。

マドラーはミルクや砂糖を混ぜるときに使用します。紙カップと同数を用意する方法もありますが、ブラックで飲む方が多いイベントでは使用量が少なくなることもあります。

ミルクと砂糖の準備

ブラックコーヒーだけでなく、ミルクや砂糖も用意しておくと、来場者の好みに合わせて提供できます。

イベントでは、個包装のコーヒー用ミルクやスティックシュガーが扱いやすいでしょう。

必要なものを各自で取ってもらう方式なら、スタッフが一杯ずつ好みを確認する手間も減らせます。

ただし、ミルク類は商品によって保存条件が異なります。常温保存可能な商品でも、直射日光や高温になる場所を避け、表示された保存方法を守ってください。

また、乳成分を含む商品を提供する場合は、アレルギーのある方にも配慮した案内が必要です。ブラックコーヒーを選べる状態にしておくとよいでしょう。

保温ポットとウォーマー

コーヒーをまとめて抽出するイベントでは、保温用の備品があると便利です。

デカンタ式コーヒーメーカーの場合、抽出したコーヒーを保温するためのウォーマーが用意されていることがあります。

一方、ポット式なら、抽出したコーヒーを保温ポットにためておけるため、提供場所を分けたい場合にも役立ちます。

例えば、展示会の受付付近で抽出し、商談スペースへポットを運ぶといった使い方も考えられます。

ただし、ウォーマーやポットには対応機種や保温できる時間の条件があります。使える組み合わせを確認し、長時間の作り置きは避けましょう。

そのほかに必要な備品

実際のイベント会場では、コーヒー機器以外にも細かな備品が必要になります。

例えば、飲用に適した水を入れる容器、使用済みフィルターを捨てるごみ袋、紙カップを置くトレー、テーブルを拭くための衛生用品などです。

セルフサービス方式なら、砂糖やミルクを置く小物入れ、使用済みマドラー用のごみ箱も設けたいところ。

また、コーヒーの抽出作業で水をこぼした場合に備えて、ふきんやペーパータオルを用意しておくと安心です。

提供人数と必要な杯数の計算

イベントのコーヒー準備で特に重要なのが、必要杯数の見積もりです。来場者数だけで判断せず、実際に何人が飲むのかを想定しましょう。

来場者数から必要杯数を求める

必要なコーヒーの杯数は、次の計算で概算できます。

例えば、来場者300人の展示会で、30％の人がコーヒーを1杯飲むと仮定すると、必要な杯数は90杯です。

一方、参加者全員にコーヒーを提供する研修会や会議では、利用率が高くなることも考えられます。

以下は計算方法を示すための仮定であり、イベント全般の平均利用率を示すものではありません。

実際の提供量は、開催時間、季節、飲料の種類、無料か有料かによっても変わります。

コーヒー以外に水やジュースを提供する場合は、それぞれの利用割合を考慮することも大切です。

100杯のコーヒーに必要な量

100杯分を準備する場合、まず1杯当たりの提供量を決めます。

例えば、1杯150mLなら100杯で15L、180mLなら18Lのコーヒーが必要です。

さらに、抽出に使うコーヒー粉やフィルター、紙カップなども杯数に応じて用意します。

ただし、抽出時にはコーヒー粉が水分を吸収するため、投入する水の量と完成するコーヒーの量は同じではありません。必要な水は機器の仕様や原料の使用量に合わせて計算してください。

また、試し淹れやこぼれなどを考慮して、少し余裕を持たせることも検討しましょう。

オーシーエス東都では、コーヒー粉、紙カップ、ミルク、砂糖、マドラー、フィルターをまとめた100杯セットを取り扱っています。

機材と原料を別々に探す必要がないため、初めてのイベント準備でも必要品を把握しやすくなります。

300杯を1台で提供できるか

300杯のコーヒーを提供する場合、コーヒーメーカー1台で対応できるかは、提供時間によって変わります。

例えば、カリタET-250のメーカー公表抽出能力は約60杯/時です。単純計算では、300杯を抽出するために約5時間相当の能力が必要になります。

ただし、この数値はメーカーが定めた条件での能力です。実際に使う紙カップの容量、抽出時の操作、補充作業などによって提供可能杯数は変動します。

300杯を1日かけて提供する場合と、休憩時間の30分間に集中して提供する場合では、必要な機材構成はまったく違います。

短時間に多くの人へ提供するなら、複数台のコーヒーメーカーや保温ポットを用意する方法も検討してください。

提供が集中する時間に備える

イベントで気を付けたいのは、1日の総杯数だけではありません。

展示会では、開場直後、昼休み、セミナー終了後など、来場者が特定の時間帯に集まることがあります。

例えば、1日100杯を予定していても、最初の15分間に40杯必要になるなら、その時間に対応できる準備が必要です。

あらかじめコーヒーを抽出して保温ポットに移しておく方法や、抽出担当と提供担当を分ける方法が考えられます。

私たちがイベント用の機器をご案内する際にも、予定杯数だけでなく、何時間で何杯程度を提供するのかが大切な確認事項になります。

業務用コーヒーメーカーの選び方

イベント用の機器を選ぶときは、抽出能力だけでなく、保温方法や操作のしやすさも確認しましょう。

デカンタ式の特徴

デカンタ式は、ガラス容器にコーヒーを抽出するタイプです。

オーシーエス東都で取り扱うカリタET-250は、12カップ用の業務用コーヒーメーカー。最大使用水量は1.7Lで、メーカー公表能力は約60杯/時となっています。

電源はAC100V、消費電力は920Wです。

比較的まとまった量を抽出できるため、展示会のブースやセミナー会場などで利用できます。

ただし、ガラスデカンタを使用するため、落下や破損には注意が必要です。来場者が直接触れる場所よりも、スタッフが管理できる場所に設置する方が安心でしょう。

詳しい製品仕様は、カリタ公式サイト「ET-250製品情報」で確認できます。

ポット式の特徴

ポット式は、抽出したコーヒーを保温ポットにためて利用するタイプです。

例えば、オーシーエス東都で扱うボンマックBMP-2000Zは、掲載仕様で約40杯/時の抽出能力を持つ機器です。

デカンタ式とは異なり、抽出後のコーヒーをポットで保温できるため、会議室や受付などに持ち運ぶ運用にも向いています。

また、ポットを複数用意すれば、抽出済みのコーヒーをある程度確保しておくこともできます。

ただし、保温できる容量には限りがあり、ポットがあれば何時間でも品質を維持できるわけではありません。抽出するタイミングと飲み切る時間を考えて使用してください。

家庭用との違いを確認する

家庭用コーヒーメーカーは、少人数で使うことを想定した製品が多く、連続して大量に抽出する場合は時間がかかります。

一方、業務用コーヒーメーカーには、一定時間内に多くのコーヒーを抽出できる機種があります。

ただし、業務用なら何でもよいわけではありません。必要な電力が大きい機種もあるため、家庭用より設置条件に注意が必要な場合もあります。

1日に20杯程度しか使わない小規模な集まりなら、家庭用機器で十分なこともあるでしょう。

しかし、数百杯を提供する展示会などでは、抽出回数やスタッフの作業時間まで考えると、業務用機器の方が扱いやすくなることがあります。

保温方法と提供方式で選ぶ

コーヒーメーカーを決める際には、誰が抽出し、誰が来場者に渡すのかも考えておきましょう。

スタッフが一杯ずつ注ぐ方式なら、デカンタ式でも対応しやすい場合があります。

一方、参加者が自分で注ぐセルフサービス方式では、転倒ややけどを防ぐため、機器の配置や保温ポットの安全性に配慮する必要があります。

特に混雑する会場では、コーヒーメーカーの周囲に人が集まりすぎないよう、提供場所を分けることも有効です。

抽出能力、保温方法、設置場所、スタッフの人数。この4つを合わせて考えると、イベントに合った機器を選びやすくなります。

イベントのコーヒー準備手順

必要な機材が分かったら、実際の準備を進めます。開催当日に慌てないよう、確認する順番を決めておきましょう。

開催内容と提供杯数を決める

最初に、イベントの開催日、開催時間、会場、来場予定人数を確認します。

そのうえで、コーヒーを無料配布するのか、有料で販売するのか、スタッフにも提供するのかを決めてください。

また、提供するコーヒーがホットだけなのか、アイスコーヒーも必要なのかによって準備する機材が異なります。

開催時間が長い場合は、朝と午後で利用人数が変わることも考えられます。

イベントの担当者が複数いる場合は、予定杯数や提供方法を早めに共有しておきましょう。後から提供人数が大きく変わると、原料や機器の追加手配が必要になる可能性があります。

会場の電源と設置場所を確認

業務用コーヒーメーカーを使う場合は、会場の電源確認が欠かせません。

例えば、カリタET-250はAC100Vで使用できますが、消費電力は920Wあります。

一般的なコンセントがあっても、その場所で利用できる電力が不足していれば使用できません。

特に展示会場では、ブースごとに利用可能な電力が決められていることがあります。

ウォーマーやほかの電気機器を同じ回路で使用する場合は、合計消費電力にも注意してください。

延長コードを使用する場合も、定格容量や会場の使用ルールを確認する必要があります。電気設備が足りない場合は、会場管理者や電気工事の専門業者に相談しましょう。

原料と備品をまとめて手配する

機器が決まったら、必要な杯数に合わせてコーヒー粉や紙カップなどを手配します。

コーヒー粉だけを注文して、フィルターやマドラーを忘れてしまうと、当日の提供に支障が出ることがあります。

そのため、注文前には機器本体、抽出用品、提供用品、清掃用品を一通り確認しましょう。

また、紙カップのサイズとコーヒーメーカーの抽出量が合っているかも重要です。

可能であれば、機器と原料を同じ事業者から手配すると、対応するフィルターや消耗品を確認しやすくなります。

注文数量が決まらない場合は、来場予定人数と提供時間をレンタル業者に伝えて相談する方法もあります。

搬入と試運転を行う

機器が会場に届いたら、設置場所と電源を確認し、取扱説明書に従って準備します。

イベント開始直前に初めて電源を入れると、抽出に時間がかかったり、操作方法が分からなかったりすることがあります。

可能なら開場前に試運転を行い、正常に抽出できるか、コーヒーの量や濃さに問題がないかを確認してください。

あわせて、予備の原料、カップ、清掃用品などをスタッフが取り出しやすい場所に置いておきましょう。

搬入日時が決められている展示会では、会場指定の搬入口や搬入可能時間も確認が必要です。台車が必要になる場合や、車両の入場手続きが必要になる場合もあります。

当日の担当者を決めておく

イベント当日は、コーヒーの抽出、原料の補充、来場者への提供、ごみの回収などの作業が発生します。

小規模なイベントなら1人で対応できる場合もありますが、利用者が集中する展示会では、複数人で担当を分けると円滑です。

例えば、1人が抽出と補充を担当し、もう1人が紙カップの準備や来場者への提供を担当する方法があります。

また、機器にトラブルが起きたときの連絡先や、原料が不足した場合の対応も確認しておきましょう。

撤収時には、残った原料の扱い、機材の清掃、返却方法などが必要になります。特にレンタル機器では、返却時の条件を事前に確認しておくことが大切です。

コーヒー提供時の衛生と安全

イベントで飲料を提供するときは、味や提供スピードだけでなく、衛生面と安全面にも注意が必要です。

無料提供でも許可を確認する

イベントでコーヒーを提供する際、営業許可や届出が必要になるかは、開催場所や提供方法によって異なります。

例えば、不特定多数の来場者にコーヒーを販売する場合と、社内会議で参加者に飲み物を出す場合では、法令上の取り扱いが異なることがあります。

また、無料で提供する場合でも、必ずしも手続きが不要になるわけではありません。

千葉市では、イベントで食品を提供する場合、主催者などに対して、原則として開催14日前までの食品取扱状況報告書などの提出を案内しています。

詳しくは、千葉市公式サイト「イベントで食品を提供する皆さんへ」で確認できます。

実際に必要な手続きは自治体によって異なるため、開催地を管轄する保健所へ事前に相談してください。

コーヒー原料と器具の衛生管理

コーヒーを提供するスタッフは、作業前の手洗いや器具の清潔な取り扱いを徹底しましょう。

コーヒー粉やフィルターは、湿気や汚れが付着しないように保管してください。

また、抽出後のコーヒーを長時間室温で放置することは避け、機器や保温容器の使用条件に沿って管理する必要があります。

ミルクなどの原料についても、商品に表示されている保存温度や使用期限を守ってください。

レンタル機器が清掃済みであっても、会場で使う間の衛生管理は利用者側でも必要です。

飲み残しの処理や原料の補充方法まで含め、スタッフ全員で対応方法を共有しておくとよいでしょう。

やけどや転倒事故を防ぐ

ホットコーヒーの提供では、やけどにも注意が必要です。

特にデカンタ式コーヒーメーカーは、容器や抽出直後のコーヒーが高温になります。

来場者が機器に触れられる場所へ設置する場合は、十分な安全対策が必要です。

小さな子どもが参加するイベントでは、スタッフが直接コーヒーを注ぐ方式を検討してもよいでしょう。

また、電源コードが通路を横切らないように設置し、テーブルの安定性も確認してください。

紙カップを置く場所に余裕を持たせ、受け渡し時にこぼれにくい配置にすることも大切です。

屋外イベントで気を付けること

屋外イベントでは、雨や風、直射日光、気温など、屋内とは異なる条件があります。

コーヒーメーカーは電気機器なので、雨水がかかる場所や水たまりの近くで使用してはいけません。

屋外使用に対応している機器かどうかも、レンタル会社へ事前に確認してください。

また、夏季イベントではホットコーヒーだけでなく、水や冷たい飲料も選べるようにしておくと利用者の選択肢が広がります。

コーヒーは嗜好品として楽しんでもらい、暑い環境での水分補給には飲用水なども用意することが大切です。必要に応じて休憩場所や暑さ対策も検討しましょう。

イベント用コーヒーの費用

イベントでコーヒーを提供する費用は、機材代だけで決まりません。原料費や搬入出費なども含めて考える必要があります。

100杯提供する場合の費用例

オーシーエス東都で取り扱っているレンタル機器と原料セットを例に、100杯分のコーヒーを準備する場合の費用を見てみましょう。

この例では、コーヒーメーカーと100杯分の原料・紙カップなどを合わせて11,200円（税抜）です。

100杯すべてを提供した場合、単純計算では1杯112円（税抜）になります。

ただし、この金額には搬入出費や追加の保温備品、スタッフ費、会場設備費などは含まれていません。

実際の費用は、レンタル期間、会場、必要な備品、搬入方法などによって変わるため、正式な見積もりで確認してください。

レンタル期間と追加費用

イベント用コーヒーメーカーのレンタル料金は、事業者によって設定方法が異なります。

1日ごとに料金が発生する会社もあれば、数日間をまとめて同一料金にしている会社もあります。

オーシーエス東都では、対象機器について1日から7泊8日まで同一のレンタル料金を設定しています。

そのため、展示会の前日に機器を搬入し、会期終了後に撤去するようなスケジュールでも、基本期間内であれば機器レンタル料は同じです。

ただし、搬入出費や時間外対応費などは別途必要になる場合があります。

レンタル費用を確認する際には、本体料金だけでなく、実際に支払う総額を比較しましょう。

購入とレンタルの違い

イベントで使うコーヒーメーカーは、購入する方法もあります。

ただし、年に数回しか使用しないのであれば、購入費用に加えて保管場所や清掃、故障時の対応なども考える必要があります。

短期間だけ使用するイベントなら、その期間に必要な機器を借りる方が現実的なことも多いでしょう。

一方、毎週のようにコーヒーを提供する施設や、頻繁にイベントを開催する事業者なら、購入した方が長期的に費用を抑えられる可能性があります。

使用頻度と保管・管理の負担を踏まえて判断するのがおすすめです。

搬入出と原料返品の条件

イベントの準備では、コーヒーメーカーを会場までどう運ぶかも確認しておきましょう。

オーシーエス東都では、スタッフによる搬入・回収のほか、東京都葛飾区で機器を受け取るセルフ引取りにも対応しています。

スタッフによる搬入出には、ご注文金額や日時などに応じた料金が設定されています。土日祝日や時間外の搬入・回収では追加料金が発生する場合もあります。

また、余った飲料原料の返品条件も確認したいところです。

弊社では未開封の対象原料について、所定の条件で返品に対応しています。ただし、コーヒー粉や100杯セットを含むすべての商品が無条件で返品できるわけではありません。

返品できる商品、期限、保管状態、返品による搬入出費の再計算などは、注文前にご確認ください。

イベント用レンタルの相談方法

イベント用のコーヒーメーカーをレンタルする際は、機器を決めてから問い合わせる必要はありません。開催内容が分かれば、適した機材の相談から始められます。

見積もりに必要な情報

レンタルの見積もりを依頼するときは、イベントの開催日、会場、提供予定杯数などを伝えてください。

具体的には、開催日と開催時間、搬入・撤去の希望日時、会場住所、来場予定人数、提供したいコーヒーの杯数、電源の状況が分かると案内しやすくなります。

もしコーヒーメーカーの種類が分からなくても問題ありません。

「展示会で1日100杯程度」「セミナー終了後に50杯ほど提供したい」といった内容からご相談いただけます。

また、搬入口やエレベーターの有無など、会場の搬入条件も分かる範囲でお知らせください。

オーシーエス東都への相談

私たちオーシーエス東都では、イベントや展示会向けに業務用コーヒーメーカー、ウォーターサーバー、ジュースディスペンサーなどのレンタルを行っています。

コーヒーメーカーだけでなく、コーヒー粉、紙カップ、ミルク、砂糖などもまとめてご相談いただけます。

初めてドリンクサービスを担当する方にも、予定杯数や会場条件を伺いながら、機器と必要な原料をご案内します。

ただし、開催日や機器の在庫、搬入出のスケジュールによっては、ご希望に対応できない場合もあります。開催日が決まったら早めにお問い合わせください。

サービス内容はイベント用ドリンク機器レンタルのご案内、機器ごとの料金はレンタル商品・料金一覧で確認できます。

イベントのコーヒー提供のよくある質問

イベントでコーヒーを提供する際によくある疑問をまとめました。準備や手配の参考にしてください。

イベントのコーヒー提供まとめ

イベントでコーヒーを提供するには、コーヒーメーカーを用意するだけでなく、提供人数、抽出時間、原料、紙カップ、電源、当日の運営方法まで考える必要があります。

特に大切なのは、予定杯数と提供が集中する時間に合った業務用コーヒーメーカーを選ぶことです。

家庭用機器では対応が難しい場合でも、業務用コーヒーメーカーや保温ポットを組み合わせれば、多くの来場者にコーヒーを提供しやすくなります。

また、短期イベントでは、購入するよりレンタルを利用した方が準備や保管の負担を減らせることもあります。

私たちオーシーエス東都では、1978年の創業以来、コーヒーをはじめとする飲料サービスを取り扱ってきました。

イベントでコーヒーを出したいけれど、何を何台用意すればよいか分からない。そんな場合も、まずは開催日、会場、予定人数をお知らせください。

必要な機器や原料、搬入方法について、イベントの内容に合わせてご案内します。

なお、掲載している料金や仕様は変更される場合があります。最新の情報は公式サイトでご確認ください。また、食品衛生上の手続きや電気設備については、開催地の保健所や会場管理者などの専門家へ最終確認をお願いします。